Los contadores de las empresas, cuando realizan un registro contable a partir de una transacción efectivamente cancelada, documentan la transacción con el comprobante contable correspondiente, la factura proporcionada por el proveedor y en muchos casos también documentan el medio de pago. Bajo estos parámetros documentales, en gestiones anteriores no era necesaria la inclusión de ninguna otra documentación, pues la administración tributaria con el sólo hecho de que el proveedor declare la factura como venta, validaba la transacción en su conjunto. Es decir que, si la factura estaba debidamente dosificada y declarada por el vendedor, no requería de ninguna otra formalidad para su validación y apropiación del crédito fiscal y el gasto deducible a efectos del Impuesto sobre las Utilidades de las Empresas (IUE). No obstante, lo anterior, debido a que la administración tributaria requiere cada año una mayor recaudación para el erario nacional, con el pasar del tiempo, esta ha ido analizando nuevas formas de validación del crédito fiscal de los contribuyentes y, en consecuencia, la deducibilidad del gasto. En este contexto, hoy en día los esfuerzos por la depuración de los citados impuestos se relacionan principalmente con aspectos netamente formales. Al respecto, existen diversos principios procesales en materia administrativa, como el Principio de la Verdad Material, que es considerado como un principio de especial relevancia en la actualidad en materia tributaria. Según dicho principio, la administración tiene facultades de buscar y obtener las pruebas necesarias para el esclarecimiento de temas tributarios, con amplias facultades de investigación, con el fin de averiguar la verdad material de lo acontecido. Bajo este esquema, contablemente las partidas que merecen una mayor atención en las empresas con el fin de respaldar adecuadamente una transacción, son aquellas de gastos indirectos, que entendemos son inherentes para realizar las actividades de producción y comercialización en las empresas, y a priori vinculados a la actividad gravada de las empresas. Es decir, que la preocupación primordial en la validación de las adquisiciones de bienes y servicios de los contribuyentes, hoy tiene principalmente observaciones en aspectos formales, como, por ejemplo, en aquellos gastos de consumo que puede tener en departamento contable de una empresa como ser la compra de comida para el personal, que con el fin de elaborar los estados financieros al cierre de un periodo, son adquiridos por este departamento en virtud a las horas extras de trabajo cada mes. En este tipo de gastos por ejemplo, para mitigar cualquier riesgo, no solamente se debería tener como respaldo los documentos usuales anteriormente señalados, si no que de preferencia, deberían existir manuales internos para que las personas autorizadas dentro la empresa autoricen este tipo de gastos y adicionalmente se deberían elaborar planillas firmadas por las personas que consumieron los alimentos, con el fin de que se pueda identificar adecuadamente si aquellos que consumieron los alimentos, eran dependientes o terceros a la empresa. Toda esta documentación y respaldo adicional, sustentará el gasto y por consiguiente la apropiación del Crédito Fiscal IVA requerida para su validación por el Servicio de Impuestos Nacionales.
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